ГК FIBA Retail ускорила процесс найма с помощью сервиса электронного документооборота
Компания перевела в электронный формат сразу несколько ключевых кадровых процессов: найм, увольнение, перевод, оформление отпусков и дисциплинарных взысканий.
FIBA — международная группа компаний, работающая в 12 странах мира. На территории России компания FIBA Retail по франшизе оперирует магазинами fashion-ритейлеров — Marks & Spencer, Gap и Banana Republic.
В результате реализации проекта в региональных магазинах сети удалось сократить время подписания документов более чем на 90%, а также значительно снизить трудозатраты торгового персонала и кадровой службы.
Проект запустили в апреле 2020 года, когда большая часть сотрудников холдинга перешла на удаленный режим работы. В первую очередь автоматизировали представительства в регионах — всего 19 магазинов в 12 городах.
Результатом проекта стало ускорение подписания кадровых документов по всей сети. Раньше документ формировали в 1С и отправляли электронной почтой в магазин, где его распечатывали, подписывали у сотрудника и пересылали с курьером обратно в головной офис — весь процесс мог занимать до 2,5 недель. Сейчас оформление нового работника происходит день в день. Нужные документы создаются в 1С, загружаются в HRlink, затем сотрудник и его руководитель по СМС получают ссылку, пройдя по которой, в личном кабинете сервиса мгновенно подписывают документы при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
В компании также отмечают сокращение трудозатрат сотрудников. Теперь работникам торговых залов не требуется приезжать в офис, директора магазинов высвободили время, которое тратили на оформление персонала, а менеджеры отдела кадров быстро подписывают любое количество документов. Кроме того, FIBA Retail планирует уменьшить затраты на курьерские отправления в регионы.
Решение масштабируют на все магазины сети и расширят функциональность — через HRlink работники будут оформлять справки о доходе и расчетные листы. Также компания интегрирует сервис с корпоративным порталом для взаимодействия с каждым сотрудником напрямую, что затруднительно из-за географической удаленности торговых точек.
|